Comment embaucher un étudiant étranger au Québec sans tomber dans l’illégalité ?

Tous les formations académiques n’offrent pas aux étudiants étrangers les mêmes droits en termes de travail pendant les études et à l’issue de celles-ci. D’où une inquiétude de certains employeurs au moment d’offrir un emploi à un étudiant étranger, lorsque ce dernier leur brandit comme seul titre un permis d’études et non un permis de travail.

Voici donc quelques règles pour y voir plus clair.

Possibilité de travailler pendant les études

Certains étudiants étrangers ont en effet la possibilité de travailler hors campus sans permis de travail.

Ce droit est limité à 20 heures par semaine pendant la session et à temps plein pendant les congés scolaires.  Il convient donc de garder le compte d’heures hebdomadaires effectuées par l’étudiant étranger et veiller au respect strict de cette limite.

Afin de se qualifier sous cette politique de dispense de permis de travail, l’étudiant, détenant un permis d’études valide, doit encore impérativement remplir les conditions cumulatives suivantes :

1) être un étudiant à temps plein ;

2) être inscrit dans un établissement d’enseignement désigné au niveau postsecondaire ou à un programme de formation professionnelle au niveau secondaire (Québec seulement) ;

3) être inscrit à un programme d’une durée de six mois ou plus qui mène à un diplôme ou à un certificat.

Ces conditions sont consultables ici.

En pratique, l’étudiant ne détiendra pas de permis de travail distinct de son permis d’études. D’où une possible confusion.

Si, toutefois, son permis d’étude comporte la mention suivante :

« Peut accepter un emploi sur le campus ou hors du campus s’il répond aux critères d’admissibilité aux termes de l’alinéa R186f), v) ou w). Doit cesser de travailler s’il ne répond plus à ces critères. »

…l’étudiant pourra travailler pendant ses études.

Si cette mention n’apparait pas sur le permis d’études, il est recommandé de prendre avis auprès d’un professionnel ou des autorités avant de courir le risque d’embaucher un étudiant n’ayant pas le droit de travailler.

Il est aussi suggéré d’obtenir une attestation de l’institution académique fréquentée par l’étudiant étranger attestant de son statut d’étudiant à temps plein.

Cas du stage

Si l’étudiant présente un permis de travail, là encore vérifiez que le droit de travailler ne soit pas limité à un stage en cours d’études. Le cas échéant, le permis de travail indiquera le nom de l’institution académique comme employeur. Cela ne permet pas à l’étudiant de travailler à temps plein pour un employeur canadien, hors de son stage en cours d’études.

Possibilité de travailler après les études

Un autre avantage offert à certains étudiants étrangers est de pouvoir obtenir, après leurs études, un permis de travail post diplôme ouvert d’une durée équivalente à la durée des études. Le maximum possible sous cette politique est de 3 ans.

La possibilité est offerte une seule fois. C’est-à-dire que l’étudiant ne peut obtenir un permis de travail post diplôme après un premier programme d’études; poursuivre un nouveau programme, et en obtenir un autre.

Contrairement au cas précédent, l’étudiant étranger doit ici soumettre une demande formelle de permis de travail.  La demande de permis de travail peut se faire en ligne ou parfois à la frontière. Elle doit aussi être présentée dans les 90 jours, suivant la réception d’un document de l’établissement scolaire attestant de la réussite au programme.

La possibilité de demander un permis de travail post-diplôme ouvert n’est offerte, de façon générale, qu’à l’étudiant ayant été inscrit à temps plein dans un établissement d’enseignement désigné pour toute formation de plus de 8 mois. Il doit de plus justifier d’un nombre d’heures suffisant.

La description des conditions d’heures et de diplômes sont consultables en cliquant .

Autre faveur des autorités aux étudiants étrangers autorisés à bénéficier d’un permis post diplôme: si l’étudiant a terminé sa formation et soumis la demande de permis de travail post-diplôme en ligne, il pourrait même commencer à travailler à temps plein avant de recevoir ledit titre.

Dans un cas pareil, l’employeur avant d’embaucher l’étudiant sera donc avisé de lui demander une copie de l’accusé de réception de sa demande de permis soumise en ligne et de la preuve de la fin du programme.

Manager – HR Management: How to Reduce your Costs of Hiring Foreign Workers?

Most employers are aware that in almost all situations a foreign national must first obtain a work permit to be authorized to work.

However, a work permit is by definition temporary and does not automatically renew itself. Action must be taken before it expires to keep the employee employed. This is where difficulties can arise.

As professionals, we are regularly consulted dealing with a request for a renewal at the extreme limit of validity of an employee’s work permit.

Some forget, others believe that their spokesperson will automatically take care of it. Having questioned an employee and his employer about the reasons why they consulted me so late, the employee replied that he believed his employer would take care of the renewal and the employer thought his employee had already become a permanent resident.

What are the consequences?

The consequences of not leaving enough time to renew the foreign worker’s work permit can be very costly.

By not anticipating the application for the renewal of a work permit, the candidate may no longer be eligible for certain programs that are easier to apply for and are less expensive to apply for because they are exempted from the LMIA process. For example, a holder of a CSQ for a skilled worker can renew their two-year work permit by following a much more simplified process.

A renewal requested online at the last minute will also deprive the employee, during the processing time of their application, of the possibility of leaving Canada, in order to maintain their status as an implied status worker. The loss of profitability and the induced disorganization are also consequences for the employer of an employee who will likely have to travel to and stay in Montreal for several weeks!

In emergency situations, the lower cost solutions that we as lawyers can offer; such as reviewing renewal application packages and alternative billing methods, are not available when faced with renewing a work permit that expires the same day.

Other consequences can easily be imagined: employee uncertainty, stress, spouse’s status etc.

What can be done to overcome these situations?

The answer is a single word: anticipation! All employers should know the status of their foreign workers and have a copy of their permit. Creating a simple table with the following elements can avoid many disappointments:

  • Name of employee
  • Date of issuance of work permit
  • Work permit expiry date
  • Program (intra-group transfer C12, EIMT, EIC-young pro …)
  • Salary conditions
  • Position Title
  • Update (possible steps of permanent immigration of the employee, PEQ …)

This type of table will also make it possible to ensure that the working conditions offered to foreign employees are indeed those declared to the authorities and that they have not changed, thus justifying an application for the modification of their permit.

In addition, it is recommended to note in your professional schedule to discuss the renewal of the work permit with your employee three months before its expiry date. If you do not know how to proceed, take advice. A consultation might be all that is needed to guide you in your next steps.

Take advantage of the advice from this article to take a look at the work permits of your employees or ask them for a copy of their permits if you do not already have copies!

 

Employment of Foreign Workers: When an Inspection Occurs

As an employer of foreign workers, you are likely to be faced with an inspection by the authorities to verify that the salary conditions offered are the same as those declared when applying for the permit. What are the best practices to adopt in these cases?

A frequent source of consultation with a lawyer on temporary immigration by employers is the receipt of a letter from Service Canada (LMIA) or Immigration or from Refugees and Citizenship Canada (exempt from a LMIA), notifying the employer that they will be subject to a compliance review for one of their foreign workers.

The receipt of this type of letter should not generate any particular fear. Indeed, at this stage, the authorities do not necessarily suspect fraud. Many checks are carried out as part of a random verification of compliance, as provided for in section 209.5 of the Immigration and Refugee Protection Regulations.

The first recommendation is to ensure that the requested deadline is met. If you find the time limit too short, we suggest that you contact the authorities and explain why you need more time.

What are the authorities looking for?

The primary purpose of a compliance review is to ensure that the employer offers the foreign worker the conditions they declared to the authorities when hiring. They are not looking to trap or trick you.

Type of information typically requested:

  • Proof of payment of the declared hourly wage;
  • Respect for social benefits (insurance, pension fund, holidays, etc.) set out in the work permit application;
  • Work assignments assigned to the foreign worker (must be in accordance with the statement submitted in support of the LMIA application or work permit);
  • Evidence that the business has been and remains an active business.

To this effect, the following documents are most often required:

  • Copies of pay stubs;
  • Proof that the worker was able to take their vacation;
  • Copy of the worker’s insurance coverage (if applicable);
  • Proof of payment of any performance-based compensation (i.e. bonus)

Manager – direction RH : comment réduire vos coûts liés à l’embauche d’étrangers ?

La plupart des employeurs sont conscients qu’un ressortissant étranger devra au préalable avoir obtenu un permis de travail pour être autorisé à travailler.

Toutefois, un permis de travail est par définition de nature temporaire et ne se renouvelle pas automatiquement. Une action doit donc être prise avant son échéance pour maintenir le salarié en emploi. C’est là que peuvent survenir les difficultés.

En tant que professionnels, nous sommes en effet régulièrement consultés pour une demande de renouvellement à l’extrême limite de validité du permis de travail d’un salarié.

Certains oublient, d’autres croient que leur interlocuteur s’en charge.

J’ai récemment interrogé un salarié et son employeur sur les raisons pour lesquelles ils me consultaient si tard. L’employé croyait que son employeur se chargeait de demander le renouvellement. L’employeur croyait que son salarié était devenu résident permanent…

Quelles sont les conséquences ?

Les conséquences sont en termes de coûts d’abord.

En n’anticipant pas une demande de renouvellement de permis, le candidat peut n’être plus éligible à certains programmes, plus faciles à mettre en place et moins onéreux car dispensés du processus de l’EIMT.

Un renouvellement demandé en ligne à la dernière minute aura en outre parfois pour effet de priver le salarié, le temps du traitement de sa demande, de la possibilité de quitter le territoire Canadien, afin de le maintenir sous un statut implicite de travailleur.

La perte de rentabilité et la désorganisation induite est conséquente pour l’employeur d’un salarié amené à voyager et retenu à Montréal plusieurs semaines !

Dans des situations d’urgence, les solutions à moindre coûts que nous pouvons offrir comme avocats, tels que forfaits de révision des dossiers et des méthodes alternatives de facturation, sont exclues lorsque saisis d’un renouvellement de permis de travail expirant le jour même.

Les conséquences d’autres ordres s’imaginent aisément : incertitude de l’employé, stress, statut du conjoint etc.

Que faire pour pallier ces situations ?

La réponse tient un mot : anticipation ! Tout employeur devrait connaître le statut de ses travailleurs étrangers et avoir une copie de leur titre. La confection d’un tableau simple avec les éléments suivants peut éviter bien des déconvenues :

  • Nom du salarié
  • Date d’émission du permis de travail
  • Date d’échéance du permis de travail
  • Programme (Transfert intragroupe C12, EIMT, EIC-jeune pro…)
  • Conditions salariales
  • Titre du poste
  • Mise à jour (démarches éventuelles d’immigration permanente de l’employé, PEQ…)

Ce type de tableau permettra en outre de s’assurer que les conditions de travail offertes aux salariés étrangers sont bien celles déclarées aux autorités et que celles-ci n’ont pas changé justifiant alors une demande de modification du permis.

En complément, il est recommandé de noter dans un agenda professionnel de discuter du renouvellement du permis de travail avec le salarié trois mois avant sa date d’échéance. Si vous ne savez pas comment procéder, prenez conseil. Il peut suffire d’une consultation pour vous orienter dans vos démarches.

Profitez de cette chronique pour jeter un œil à votre permis de travail ou demandez en une copie à vos salariés !

Enter Canada as a Business Visitor

A business visitor, unlike a temporary worker, does not require a work permit for their activities in Canada. The temptation may therefore exist for a foreign national, whether to avoid the process or by ignoring the rules of immigration, to apply for admission to Canada as a business visitor rather than as a worker.

This is to be avoided in order to avoid the risk of illegally working in Canada and the consequences thereof.

How to recognize a business visitor status?

The Immigration, Refugees and Citizenship Canada website contains a definition for a business visitor.

The following are the main points:

  • The foreign worker must not intend to enter the Canadian labour market (ie, they must not have income from employment in Canada).
  • The activity they take part in must be international in scope.
  • In the majority of cases, the foreign national remains employed by a foreign employer due to their interests remaining abroad:
  • Their main source of income;
  • Their main place of business;
  • The place where the employer makes a profit.

It goes without saying that an employer must not allow a foreign national who has entered Canada as a business visitor to do any testing or training until the worker has a work permit in hand, even if the activities are done for free or voluntarily.

One must be keep in mind that the concept of work is broadly understood by Immigration, Refugees and Citizenship Canada as any « activity that results in the payment of a salary or commission or is in direct competition with the activities of Canadian citizens or permanent residents in the Canadian labour market « . The fact that the work is not remunerated is therefore not a guarantee that a work permit is not required.

You can learn more about what it means to be a business visitor in Canada by clicking here

Practical Recommendations

An entry into Canada as a business visitor does not, by definition, require a work permit. The fact remains that a foreign national is advised to prepare for their entry into Canada adequately and to bring with them the necessary documentation to explain the nature of the activities they will participate in while in Canada and the reason for their visit.

This will ensure that the foreign national can apply for admission at the border or, if in doubt, through a preliminary opinion with Immigration, Refugees and Citizenship Canada.

If this is the case, and depending on their situation, the foreign national may be advised to bring with them:

  • Their up-to-date resume;
  • Copy of any professional membership(s), if applicable;
  • Copies of contracts between their foreign company and the Canadian company hosting them;
  • A letter of invitation from the Canadian company

In case of any doubt about the nature of your stay, consult the Canadian authorities or a professional to avoid getting into any unintentional legal trouble.

Peut-on encore lancer un business au Québec lorsqu’on est étranger ?

Avec la fermeture jusqu’en mars 2018 de deux des programmes destinés aux gens d’affaires, les entrepreneurs étrangers désireux de lancer une entreprise au Québec ou de racheter une affaire s’interrogent pour savoir s’ils ont d’autres options.

Les programmes « Gens d’affaires »

Rappelons que le Québec offre habituellement trois programmes pour les gens d’affaires, ainsi qu’il les désigne, ayant l’intention de s’établir dans la province :

  • La catégorie des Entrepreneurs (fermé)
  • La catégorie des Travailleurs autonomes (fermé)
  • La catégorie des investisseurs

Les critères financiers et liés à l’expérience de ces programmes se trouvent résumés dans le tableau ci-après :

 

Principaux critères Entrepreneur

 

Travailleurs autonomes

 

Investisseurs
Avoir net obtenu licitement, seul ou avec l’époux ou conjoint de fait accompagnant 300 000 $ CAN

 

100 000 $ CAN 1 600 000 $ CAN

Outre, la signature d’une convention d’investissement de 800 000 $ CAN, avec un intermédiaire financier autorisé à participer au Programme des investisseurs.

Expérience requise Expérience dans l’exploitation d’une entreprise d’au moins deux ans acquise au cours des cinq années précédant la date de présentation de la demande au sein d’une entreprise (agricole, industrielle ou commerciale) rentable et licite dont le candidat contrôle, seul ou avec l’époux ou conjoint de fait accompagnant, au moins 25 % des capitaux propres.

 

Expérience de travail d’au moins deux ans à son compte dans la profession ou le métier devant être exercée au Québec.

 

Expérience en gestion soit dans une entreprise agricole, commerciale ou industrielle licite, soit dans une entreprise professionnelle licite dont le personnel, à l’exclusion du candidat, y occupe au moins l’équivalent de deux emplois à plein temps, soit pour un organisme international ou un gouvernement, l’un de ses ministères ou organismes.

 

Chacun de ces programmes mène à la résidence permanente. Ce sésame a toutefois un coût : les délais de traitement s’étendent sur plusieurs années et sont ouverts, avec un bémol pour la catégorie investisseur pour un demandeur francophone, exclusivement sur quotas.

Les places sont donc chères pour obtenir la résidence permanente au Québec dans la catégorie Gens d’affaires. Elles le sont d’autant plus que le Ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion du Québec a annoncé que la catégorie Entrepreneurs et celle Travailleurs autonomes demeureraient fermées jusqu’en mars 2018 et qu’une réforme de ces programmes est en cours.

Une précision importante : en vertu de l’Accord Canada-Québec, la province de Québec exploite son propre programme d’entrepreneurs. Autant dire que les programmes fédéraux tels que le Visa pour démarrage d’entreprise ne sera d’aucun recours au ressortissant étranger souhaitant venir exploiter une société dans la Province.

Entreprendre au Québec en tant que travailleur

Dans ce contexte, pas d’espoir de venir exploiter une entreprise avant 2020 au Québec ? Si, bien entendu, à condition de se tourner vers les options disponibles en matière de résidence temporaire.

Quelles sont ces options ?

Hormis les heureux titulaires d’un permis de travail ouvert et les cas où un transfert intra-groupe est envisageable, la plupart des ressortissants étrangers voulant entreprendre au Québec devront présenter une demande de permis de travail comme entrepreneur.

EIMT propriétaire-exploitant

Comme pour un permis de travail classique, il convient, en règle générale, d’obtenir une Étude d’impact sur le marché du travail (« EIMT ») préalable, sous la catégorie propriétaire-exploitant puis de postuler pour un permis de travail une fois l’EIMT positive ou neutre émise. Les principaux critères de l’EIMT propriétaire-exploitant, sans affichage de poste, ont été récemment clarifiés et sont désormais ainsi établis :

  • Démontrer que le travailleur étranger détient une participation majoritaire dans l’entreprise
  • Démontrer que cette entrée temporaire entraînera la création ou le maintien de possibilités d’emploi pour les Canadiens et résidents permanents ou un transfert de compétences à ces mêmes Canadiens et résidents permanents;
  • Ne pas être dans une position où il pourrait faire l’objet d’un licenciement.

Cas de dispense

L’entrepreneur, majoritaire au sein de sa société, pourra être dispensé du processus d’EIMT s’il peut rencontrer les exigences de la dispense C11, en faisant la preuve notamment :

  • Les profits et les retombées économiques générés par l’entreprise vont demeurer Canada,
  • La période de travail prévue doit être réellement temporaire,
  • Le demandeur doit démontrer que l’entreprise apportera un avantage important pour le Canada au niveau social, économique ou culturel,
  • Le service doit être unique, dans la mesure où il n’entre pas en compétition directe avec des entreprises déjà bien établies au Canada.

Un permis de travail sous cette dispense pourra être délivré pour un maximum de deux ans et être prolongé seulement sur présentation d’une preuve de sélection comme entrepreneur par une province.

Mise en garde

Un dossier de permis de travail comme entrepreneur doit être préparé avec rigueur. Le ressortissant étranger doit en particulier être prêt à fournir tout élément visant à démontrer notamment les perspectives de réussite économique du projet (ex : plan d’affaires établi par un comptable), l’expérience passée comme entrepreneur et les raisons qui font de lui un bon candidat.

En tant que propriétaire de l’entreprise qu’il veut exploiter, le ressortissant étranger ne sera pas admissible au Programme de l’Expérience Québécoise (PEQ) pour demander le Certificat de Sélection du Québec. S’il entend demeurer sur le territoire à l’expiration du statut, l’entrepreneur sous permis de travail sera donc bien avisé de démarrer dès les premiers mois de son installation les démarches pour la résidence permanente, à condition d’être admissible.

L’admissibilité du candidat à être sélectionné par une province est une donnée facilement évaluable à l’avance, même en amont de tout projet. Pensez-y !

Foreign Workers: What type of Permit to Choose?

Among the many programs available to apply for a work permit, what is the right one for you or the foreign worker you want to recruit? Find out by reading this article.

In immigration, as in French grammar, there is the rule and the exception to the rule.

In order to obtain a work permit, “the rule” would be a Labor Market Impact Assessment (LMIA), as prescribed by the Temporary Foreign Worker Program (TFWP), and the exception would be to participate in the International Mobility Program (IMP), whereby the employer is exempted from a LMIA.

The Foreign Worker Program, it should be noted, allows employers to hire foreign workers to address temporary shortages of labour and skills, as defined by Immigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC). The employer will have to obtain a notice, from the authorities, that this hiring will not have a negative impact on the job market in Canada.

When applying for a work permit under the International Mobility Program (IMP) the application process follows a more fluid and largely simplified process with generally shortened or even canceled processing times when an application can be made, under certain conditions, at a border crossing.

In general, it is therefore recommended that any employer check whether the situation of the foreign candidate they want to hire is consistent with one of the IMP permits, before starting a LMIA application; whether simplified or not.

 
What are some examples of LMIA exempt permits?

The following permits, among others, are granted under the International Mobility Program:

  • IEC Category – Young Professional Category
  • Work permits via an intra-company transfer
  • Work Permit for Emergency Repair
  • Work permit as a NAFTA professional
  • Open work permit for an accompanying spouse
  • IEC Category- Work Holiday Category

Please note that each program has eligibility criteria, which are detailed on the Citizenship and Immigration Canada website.

Before opting for any of the programs, if you are applying for a permit yourself, it is imperative that you verify that the candidate and the position offered meet all the prescribed requirements.

Five Things to Know

Please note these five pieces of information that you should absolutely know before deciding on the specific type of work permit to apply for:

  • Nationality of the candidate
  • Age of the candidate
  • Have they obtained their Québec Selection Certificate or not
  • Completed Diplomas
  • Current and past work experiences
  • Salary, title and duties of the position being considered in Canada

Thus, by knowing the candidate’s age and nationality, you will know which International Experience Canada program will or can be considered, as well as the length of the permit that can be issued.

If your candidate is a US citizen, you may want to check whether a NAFTA permit could be issued.

By knowing the completed qualifications, current and past work experience of the candidate, and, the wage, title and job requirements of the position being considered in Canada you will be able to refine the types of possible permits which could be considered in the specific case of the foreign worker.

These last three criteria will also enable you to determine, in the event that you do not qualify under the IMP, whether you must follow a simplified or regular LMIA process.

To view a list of all available IMP permits, click here.

Regular LMIA: Employers, Look After your Job Posting!

How do you properly post a job offer as part of an Labour Market Impact Assessment (LMIA) application? This issue is important because poor posting is a frequent source of LMIA refusals.

While there are many exemptions, obtaining an LMIA through the Temporary Foreign Worker Program (TFWP) remains one of the most common routes for the issuance of a work permit in Canada.

The TFWP allows employers to hire foreign workers to address temporary shortages of labour and skills, as defined by Immigration, Refugees and Citizenship Canada (IRCC).

As stated by the IRCC; the employer will have to obtain a notice from the authorities that the hiring of a foreign worker will not have a negative impact on the job market in Canada. The employer must request this notice as part of a Labour Market Impact Assessment (LMIA). A favorable LMIA confirms that the foreign worker will fill a need for labour and that no qualified Canadian is available to fill the job.

Except in specific cases where it is exempted, the employer will generally be required to ensure that the position offered to a foreign worker has been publicly advertised in a well-defined framework in order to give Canadian workers the opportunity to apply.

In this regard, it is common for the employer to be required to modify a posting that does not meet all the criteria set out, or even to completely repeat the process, which considerably delays obtaining an opinion.

Ensuring Compliance of your Job Posting

The basic rules to respect in Quebec are the following:

  • The position must be advertised for a continuous period of a minimum of 30 days, using at least three venues, including the Emploi-Québec search engine and at least one other method considered to have a national scope;
  • All job requirements must be clearly displayed (name of employer, location of job, job title, job duties, salary and other conditions, job requirements, academic background, experience, etc.) As well as providing the contact information required to apply.

Pitfalls to Avoid

  • Using the wrong search engines

For example, in the IT field, for a job in Quebec, you could use Espresso-jobs, Emploi Québec and Workopolis.

  • Copycat posting or self-serving evidence

You have found the perfect foreign candidate to become your production manager, you reproduce their resume as is in your posting. You see that the foreign worker completed a first degree in child psychology, you require this skill in your ad. This will certainly cause the authorities to question your intentions.

  • Do not indicate who is the actual employer in the event of hiring via a recruitment company
  • Do not offer a wage lower than the median salary of the profession
  • Do not indicate a salary or omit certain conditions of employment