Obligations de conformité après l’embauche de travailleurs étrangers

Employeurs, vous venez de recruter un travailleur étranger et celui-ci commence sa prise de poste ? Félicitations, c’est une belle aventure qui commence pour votre entreprise ! Apprenez-en plus sur vos obligations en tant qu’employeur une fois votre travailleur en poste.

L’EMPLOYEUR A DES OBLIGATIONS APRÈS LE RECRUTEMENT À L’ÉTRANGER

Une fois le processus de recrutement à l’international achevé, l’employeur reste soumis à certaines obligations, et ce pendant toute la durée de validité du permis de travail, et même après !

Ces obligations visent à garantir la conformité de l’employeur aux conditions de travail énoncées et aux déclarations faites aux autorités. Elles visent également à protéger le travailleur étranger de plusieurs manières.

OBLIGATIONS GÉNÉRALES

En tant qu’employeur de travailleur étranger, vous devez veiller à respecter certaines obligations générales pour demeurer en conformité en tout temps, et pouvoir le prouver lors d’une éventuelle inspection. Ces obligations sont autant envers votre travailleur qu’envers les autorités.

ENVERS LE TRAVAILLEUR

Vous devez à votre travailleur de :

• Lui fournir une copie de son contrat de travail signé avant de soumettre la demande de permis de travail, ou au plus tard, le premier jour de travail selon le programme d’immigration ;
• Vous assurer qu’il connaisse tous ses droits au plus tard au premier jour de sa prise de poste. Pour cela, il convient de lui remettre la plus récente version de la brochure des autorités fournie à ce sujet. Cette dernière doit demeurer disponible tout au long de l’emploi.

ENVERS LES AUTORITÉS

Pour respecter vos obligations de conformité à titre d’employeur de travailleur étranger, il est impératif de :

• Régler l’ensemble des frais afférents aux démarches de l’employeur nécessaires pour l’obtention d’un permis de travail. Il s’agit ici des frais gouvernementaux liés à une demande d’EIMT ou à la soumission d’une offre d’emploi électronique, ainsi que les éventuels frais professionnels engagés pour ces démarches (accompagnement par un professionnel en immigration par exemple). Ces frais ne peuvent en aucun cas être réglés, ou récupérés, auprès du travailleur étranger.
• Vous assurer que le travailleur dispose d’un statut d’immigration valide en tout temps ;
• Dans le cadre d’un permis de travail obtenu suite à l’émission d’une EIMT, déclarer immédiatement et volontairement à Emploi et Développement Social Canada toute erreur ou changement par rapport à l’EIMT approuvée ;
• Conserver les documents pertinents pendant au moins 6 ans à compter du jour de délivrance du permis de travail (notamment documents relatifs à l’EIMT, permis de travail, lettre de décision de l’EIMT). Et cela, même si le travailleur n’est plus à l’emploi de l’entreprise.

Il est recommandé de suivre toute mise à jour du dossier de votre travailleur de très près, et de créer un dossier de suivi pour conserver toutes ces informations. Ceci vous permettra de rassembler tous les documents et toutes les informations utiles au même endroit, et de surveiller facilement l’évolution de son statut.

OBLIGATIONS EN TERMES DE CONDITIONS DE TRAVAIL ET DE RÉMUNÉRATION

Vous avez déclaré aux autorités, au moment de faire votre demande d’EIMT ou de soumettre votre offre d’emploi électronique, un certain nombre de conditions relatives aux tâches demandées par le poste, à la rémunération et aux conditions d’emploi. Afin de protéger le travailleur étranger d’éventuelles dérives et abus de la part des employeurs, vous devez veiller à :

• Donner au travailleur des tâches correspondant à celles énoncées sur l’offre d’emploi 
• Fournir au travailleur des conditions de travail égales à celles déclarées sur l’offre d’emploi, ou plus avantageuses
• Verser au travailleur une rémunération conforme à celle que vous avez déclarée dans l’offre d’emploi
• Permettre au travailleur de travailler dans un environnement exempt de toute violence physique, sexuelle ou psychologique.

OBLIGATIONS EN TERMES DE COUVERTURE SANTÉ ET DE LOGEMENT

Toujours dans l’intérêt du travailleur étranger, vous avez également des obligations en ce qui concerne l’assurance santé et le logement de votre travailleur. Par conséquent, vous devez :

• Fournir au travailleur des conditions d’accès à la santé si celui-ci se blesse sur son lieu de travail
• Dans le cadre du Programme des Travailleurs Étrangers Temporaires, souscrire à une assurance maladie privée pour couvrir le travailleur tant que celui-ci n’est pas couvert par le régime d’assurance maladie de la province – la RAMQ par exemple au Québec.

SI LE TRAVAILLEUR EST RÉMUNÉRÉ EN-DEÇÀ DU SALAIRE MÉDIAN DE RÉFÉRENCE DE LA PROVINCE 

Conformément à la politique en vigueur pour les postes considérés comme à bas salaire dans le cadre d’une demande d’EIMT, vous devez à votre travailleur de :

Couvrir les frais de ses billets d’avion, aller-retour.

S’assurer qu’il ait une assurance maladie et l’accès à un logement décent en accord avec ses moyens.

Ces obligations ne s’appliquent pas pour des travailleurs dont le permis de travail n’a pas été obtenu via une demande d’EIMT.

POSSIBILITÉ DE FAIRE L’OBJET D’UNE INSPECTION

Si vous avez recruté un ou plusieurs travailleur(s) étranger(s), il est possible mais pas obligatoire que votre entreprise fasse l’objet d’une inspection de la part des autorités canadiennes, en vertu du Règlement sur l’Immigration et la Protection des Réfugiés – RIPR.

Ces inspections sont notamment réalisées dans les cas suivants :

• Les autorités ont des raisons de soupçonner que vous ne respectez pas les règles en matière de conformité
• Vous avez déjà démontré par le passé que vous ne respectiez pas certaines exigences
• Vous faites l’objet d’une sélection aléatoire
• Votre travailleur étranger est visé par un règlement ou une loi qui peuvent pousser les autorités à effectuer un contrôle.

Les inspections sont des évaluations administratives visant à vérifier que le statut de votre travailleur est valide et que vous respectez les exigences de conformité en termes administratifs et par rapport au poste, à la rémunération et aux conditions d’emploi.

Veillez à détenir toutes les informations et documents à jour concernant le recrutement du travailleur étranger.

Ceux-ci vous seront demandés par les autorités lors d’une inspection, notamment l’offre d’emploi, le permis de travail et la lettre de décision de l’EIMT, ou l’offre d’emploi électronique.

CONSÉQUENCES EN CAS DE NON-CONFORMITÉ

Si votre entreprise fait l’objet d’une inspection et que les autorités découvrent des problèmes en matière de conformité ou de conditions de travail, vous devrez justifier ces infractions.

Si vous ne justifiez pas les infractions ou que les justifications que vous apportez ne sont pas acceptées, les autorités émettent un avis de décision provisoire. Celui-ci vous donne une dernière chance de justifier les erreurs commises.

Dans le cas où vous seriez finalement jugé comme étant non conforme à la réglementation, des sanctions s’appliqueront :

• Un avertissement
• Une amende
• Une interdiction de passer par le PTET ou le PMI
• L’apparition de votre entreprise sur la liste de l’IRCC des employeurs jugés non conformes
• La suspension ou la révocation des EIMT émises ultérieurement, sans remboursement des frais engagés

L’embauche de travailleurs étrangers nécessitent, en plus des démarches préalables à leur installation dans le pays, de respecter certaines obligations de conformité après la prise de poste. Vous devez vous tenir à des obligations, à la fois envers les autorités, et envers votre travailleur étranger. Elles visent à s’assurer que vous êtes conformes à la réglementation et que le travailleur évolue dans de bonnes conditions.