Politique de gestion des données personnelles en vertu du RGPD

Dans le cadre du Règlement Général pour la Protection des Données personnelles ou RGPD, nous souhaitons vous informer que nous collectons des données personnelles vous concernant, le tout exclusivement dans le cadre de votre demande d’immigration, temporaire ou permanente, vers le Canada.

À cet égard, nous vous prions de prendre connaissance des informations suivantes concernant la collecte de ces données.

Délégué à la protection des données

Lorine BENOIT
103-2727 rue St-Patrick
Montréal (Québec)
Canada, H3K 0A8

T. (514) 446-1940
E. lbenoit@immetis.com

Activités qui collectent et utilisent des données personnelles

  • Préparation d’une demande d’immigration, temporaire ou permanente, vers le Canada.
  • Collecte de Curriculum Vitae dans le cadre de démarches de recherche d’emploi au Canada.
  • Consultations juridiques en matière d’immigration vers le Canada.
  • Formulaire d’e-bulletin qui demande le nom et le prénom ainsi que l’adresse courriel.
  • Formulaire d’évaluation gratuite des options d’immigration qui demande l’adresse courriel.
  • Formulaire de clavardage (chat) qui demande le nom et l’adresse courriel de la personne. Le chat permet également d’identifier l’adresse IP du client.
  • Médias sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram) lesquels permettent l’obtention de diverses informations personnelles.

Partage des données

Dans le cadre d’une demande d’immigration vers le Canada, les données de nos clients peuvent être partagées, selon la nature de la demande d’immigration et avec le consentement écrit du client, auprès des entités suivantes, toutes basées au Canada :

  • Agence des services frontaliers du Canada.
  • Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.
  • Emploi et développement social Canada.
  • Ministère de l’immigration, de la francisation et de l’intégration du Québec.
  • Programme ontarien des candidats à l’immigration
  • Le gouvernement du Nouveau-Brunswick
  • Le programme des candidats à l’immigration de la Nouvelle-Écosse.

Afin d’immigrer au Canada, il est obligatoire pour notre cabinet de transmettre ces données pour fin de vérification.

Catégories de personnes concernées par le partage des données

  • Clients du cabinet qui désirent obtenir une résidence temporaire ou permanente au Canada.
  • Entreprises qui souhaitent s’implanter au Canada ou y transférer des collaborateurs depuis l’Europe.
  • Chercheurs d’emploi qui souhaitent partager leur Curriculum Vitae auprès d’entreprises canadiennes.

Catégories de données collectées

  • État-civil, identité, données d’identification, images, qualifications.
  • Vie personnelle et professionnelle.
  • Informations d’ordre économique et financier.
  • Données de connexion.
  • Données Internet.

Des données sensibles sont-elles traitées ?

Dans le cadre d’une demande d’immigration, temporaire ou permanente, au Canada, nous devons collecter et transférer aux organismes gouvernementaux ci-avant mentionnés, certaines données particulièrement sensibles. Il s’agit des données révélant notamment et possiblement sur l’appartenance syndicale ou politique des personnes, des données concernant la santé, des données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions, ainsi que des données sur l’identité de la personne (ex: passeport, carte d’identité nationale). Ces données sont notamment requises dans le cadre de la sécurité nationale, économique et sociale du Canada.

Durées de conservation des catégories de données

En vertu des règles imposées par le Barreau du Québec, nous devons conserver nos dossiers pendant un minimum de sept (7) ans à compter de la date de leur fermeture, soit au moment où nous cessons d’agir pour un client. Nous devons également nous assurer de la confidentialité et de la sécurité des dossiers conservés. Les dossiers ne sont pas accessibles par des personnes non autorisées.

Mesures de sécurité des données

Toutes nos données sont conservées sur support informatique. Nous utilisons des services infonuagiques sécuritaires et nous conservons une copie de sauvegarde de toute information hébergée dans le nuage afin d’assurer la disponibilité de cette information en cas de panne. Ces données sont accessibles uniquement aux collaborateurs du cabinet, lesquels possèdent tous des identifiants uniques. Les identifiants de chaque collaborateur sont régulièrement modifiés. De plus, l’accès à certaines données requière une double identification, souvent par code envoyé par SMS ou via une application de double authentification. Les données des clients sont transigés via diverses technologies permettant le cryptage des données lors du transfert électronique vers notre cabinet. Chaque client se voit attribuer l’accès à un portail-client personnel, lequel est protégé par un mot de passe connu uniquement par le titulaire des données.

Chaque outil de travail (laptop, desktop) est protégé par un mot de passe connu du collaborateur et de la direction seulement. De plus, chaque outil de travail possède un antivirus à jour. Une sauvegarde des données est effectuée à chaque jour. Une fois le dossier fermé, celui-ci est retiré du “cloud” pour être transféré sur un disque dur, lequel est protégé par un mot de passe. Le disque dur est également placé dans un coffre-fort, à l’épreuve du feu et barré. Seul le délégué à la protection des données ainsi qu’un autre membre de la haute direction a accès aux clés du coffre-fort.

Obtenir des précisions

Vous pouvez obtenir en tout temps des précisions sur ce qui précède auprès de notre délégué à la protection des données via les coordonnées ci-avant indiquées.