Lorsque vous embauchez un travailleur étranger temporaire, il est important de connaître les règles de conformité liées à ce statut. En effet, le non-respect de ces obligations peut entrainer de lourdes conséquences en cas de vérification de la part des autorités.
LES OBLIGATIONS DE BASE
En matière de droit du travail, les droits et obligations pour les travailleurs étrangers temporaires sont les mêmes que pour les Canadiens ou les résidents permanents.
Un statut valide
Tout ressortissant étranger doit posséder un statut valide pour demeurer sur le sol canadien. En tant qu’employeur, assurez-vous que le candidat que vous souhaitez recruter possède un statut valide s’il est déjà au Canada. À défaut, qu’il pourra en obtenir un afin de venir travailler dans votre entreprise.
Embaucher un travailleur sans statut valide est strictement proscrit. Il est donc de votre responsabilité en tant qu’employeur de vous assurer de la légalité de votre travailleur. Dans cette optique, un travailleur étranger à votre embauche qui est amené à perdre son statut d’immigration, doit immédiatement être mis à pied.
Documentation légale
Il est obligatoire de fournir au travailleur une copie de son contrat de travail signé ainsi que de ses droits en tant que travailleur au Canada. Le contrat doit être remis avant le démarrage des démarches d’immigration ou au plus tard le premier jour de son emploi, selon le programme d’immigration suivi.
Une copie des droits des travailleurs étrangers doit également être accessible en tout temps sur le lieu de travail.
En tant qu’employeur vous devez également conserver une copie du statut d’immigration (permis de travail, permis d’études…) de votre travailleur.
Conditions d'emploi
Les conditions d’emplois déclarées aux autorités lors de la demande de permis de travail doivent être scrupuleusement respectées pendant toute la durée d’emploi. Cela comprend, la rémunération, le poste et les missions, les avantages etc.
Dans certains cas, et selon une certaine limite, des augmentations de salaire peuvent être possibles. Ces dernières doivent suivre une convention collective, ou un politique groupe.
Frais liés à l'embauche du travailleur
Les frais de recrutement, gouvernementaux, d’accompagnement par un professionnel etc. sont à la charge de l’employeur et ne peuvent en aucun cas être payés par le travailleur étranger.
Les seuls frais que le travailleur peut prendre en charge, selon ce qui a été convenu avec l’employeur, sont ceux liés à la demande de permis de travail et à la collecte des données biométriques.
Conservation des documents
Les documents en lien avec une demande de permis de travail doivent être conservés pendant six ans à compter de la date de délivrance du permis. Et cela, même si le travailleur n’est plus dans l’entreprise.
LES OBLIGATIONS SPÉCIFIQUES POUR LES EIMT
Au Québec
Tout employeur embauchant des travailleurs étrangers à la suite de l’obtention d’une EIMT/CAQ doit déclarer à la CNESST les dates d’arrivée et de départ du travailleur étranger, ainsi que la durée de son contrat.
En cas de rupture du contrat et de départ préliminaire, vous devez le déclarer à la CNESST en expliquant les raisons de ce départ.
Assurance maladie
Vous devez vous assurer que le travailleur temporaire dispose d’une assurance maladie privée couvrant les soins médicaux d’urgence tant qu’il n’est pas éligible au régime d’assurance provincial.
Au Québec par exemple, le délai de carence est de trois mois. C’est-à-dire que le travailleur n’est généralement pas éligible à la RAMQ pendant trois mois après son arrivée. Pendant cette période, vous devez donc fournir une assurance privée à votre travailleur étranger temporaire.
VÉRIFICATION ET SUIVI DE LA MAIN-D'OEUVRE ÉTRANGÈRE
Les audits de conformité
Les vérifications de conformité peuvent être faites de façon aléatoire ou être basées sur des soupçons ou antécédents de non-conformité.
Elles peuvent être annoncées ou non et peuvent se dérouler en virtuel ou sur place. Les inspecteurs peuvent vous demander de fournir certains documents et preuves pour vérifier que vous vous conformez aux obligations de conformité.
Bonnes pratiques pour le suivi des TET
Il est essentiel de porter une attention particulière à la validité du statut des employés afin de ne pas vous laisser surprendre par une expiration de statut.
L’utilisation d’un logiciel de suivi de main-d’œuvre permet de regrouper toutes les informations importantes et documents du travailleurs étrangers. Cela peut aussi vous permettre de programmer un rappel automatique quelques mois avant l’expiration de statut d’un travailleur afin de prendre contact avec lui et de discuter des possibilités de renouvellement.
À la suite des nouvelles mesures annoncées par le gouvernement du Québec, suivre attentivement les statuts de vos travailleurs est encore plus essentiel.
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