Inspection de conformité : comment s’y préparer ?
Qu’est-ce qu’une inspection de conformité des travailleurs étrangers ?
Une inspection – ou audit – de conformité vise à vérifier que l’employeur respecte les réglementations relatives à l’embauche de travailleurs étrangers ainsi que les conditions d’emploi déclarées pour chaque travailleur.
Quand ont-elles lieu ?
Une inspection peut survenir à tout moment entre le premier jour d’emploi du travailleur et jusqu’à six ans après le début de la période de travail Et cela, y compris si le travailleur n’est plus à l’emploi de l’entreprise.
Les audits de conformité des employeurs de travailleurs étrangers peuvent être :
– Aléatoires, dans le cadre d’une politique de surveillance générale
– Motivés par une dénonciation
– Sur la base des antécédents, si des problèmes de non-conformité ont été relevés par le passé.
Comment se déroule un audit de conformité ?
Les inspections ont généralement lieu :
– Sur place, par des inspecteurs se présentant dans les locaux de l’entreprise (dans de rares cas)
– En ligne, via des communications électroniques. Vous devrez alors fournir divers documents en réponse aux questions et interrogations des agents réalisant l’inspection.
Elles peuvent survenir de manière annoncée ou inopinée. Les auditeurs fournissent généralement une liste d’instructions, qui inclut habituellement :
– La période concernée par l’inspection
– Les documents à fournir
– La liste des employés devant être disponibles
Lors d’une visite sur place, les inspecteurs peuvent :
– Mener des entrevues avec des employés
– Demander des copies de documents
– Prendre des photos et des vidéos
– Accéder aux appareils électroniques de l’entreprise (ordinateurs, etc.)
Ces listes restent non exhaustives et varient selon chaque inspection effectuée et chaque employeur audité.
Ce que les inspecteurs vérifient
Les inspections visent, entre autres, à évaluer le respect des conditions déclarées aux autorités dans l’offre d’emploi et l’EIMT pour le poste du travailleur concerné.
Notamment, les inspecteurs vérifient que l’employeur respecte les lois fédérales et provinciales en matière de recrutement et d’emploi. Les auditeurs vérifient également que le poste occupé par le travailleur et le salaire perçu correspondent aux informations mentionnées dans l’offre d’emploi
Chaque programme d’immigration utilisé pour recruter un travailleur étranger comporte des exigences spécifiques.
Résultats de l’audit de conformité
Conformité totale
Lorsque tout est en règle, l’inspection se termine. Il est important de conserver la documentation liée à l’inspection ainsi que les résultats.
Non-conformité justifiée
Si des irrégularités sont relevées, vous devrez fournir des justifications. Vous devrez notamment justifier des mesures correctives mises en place pour éviter qu’une situation similaire ne se reproduise. En accord avec la documentation fournie, c’est l’auditeur qui déterminera la suite à donner à l’inspection.
Les sanctions applicables
Si la non-conformité est avérée sans justification acceptable ou mesure corrective en place, votre entreprise pourrait être sanctionnée. Les sanctions appliquées peuvent varier en fonction de la gravité des infractions et des antécédents en matière de non-conformité :
– Simple avertissement
– Pénalité financière allant jusqu’à 100 000 CA$ par infraction commise
– Interdiction permanente de recruter des travailleurs étrangers
– Inscription de l’entreprise au registre des employeurs jugés non conformes
– Suspension ou révocation des EIMT émises précédemment
Demeurer conforme et tout temps, et bien se préparer aux inspections
Avant même de penser aux audit de conformité, tout employeur doit s’assurer de respecter les obligations de conformité en lien avec l’embauche de travailleurs étrangers.
Parmi les bonnes pratiques, certaines peuvent être instaurées facilement :
– Documenter rigoureusement l’embauche et le poste des travailleurs étrangers temporaires : assurez-vous que tous les dossiers des employés sont complets, et conformes aux exigences. Notamment, que vous disposez bien d’une copie du permis de travail de l’employé, justifiant de sa capacité à travailler au Canada
– Former ses équipes RH : les équipes RH sont généralement les premières confrontées aux enjeux en lien avec l’embauche de travailleurs étrangers temporaires. La formation de ces équipes est clé, permettant d’anticiper toute démarche spécifique à l’emploi de ressortissants non-canadiens
– Effectuer régulièrement des audits internes : sur une base régulière, les audits internes permettent d’identifier l’absence de certains documents dans les dossiers employés, de futures expirations de statut ou encore des situations de non-conformité. En les identifiant en amont, ces situations peuvent être réglées de manière immédiate
– Se faire accompagner par des professionnels : le recours aux experts en immigration peut s’avérer précieux pour déceler d’éventuels enjeux de non-conformité. Ces derniers peuvent procéder à des audits des travailleurs sous permis de travail, et identifier les situations qui méritent une attention particulière. L’accompagnement peut également se faire en amont, via la formation des équipes en place, ou la sensibilisation aux enjeux de conformité.